De Vloer
Eén AI-fundament voor klantvragen, planning en inbox
Samen met De Vloer ontwikkelden we een AI-oplossing die de website en centrale Gmail-inbox met elkaar verbindt. Een centrale kennisbank vormt het fundament onder zowel een AI-chatbot als een slimme e-mailworkflow. Daardoor krijgen cursisten sneller duidelijkheid en is het team minder tijd kwijt aan terugkerend administratief werk.
De uitdaging
De Vloer biedt op meerdere locaties in Arnhem dans-, theater- en musicallessen. Daardoor komen dagelijks vragen binnen over proeflessen, inschrijvingen, leslocaties, roosters, ziekmeldingen en het verplaatsen van lessen. De benodigde informatie stond verspreid over de website, documenten, e-mails, agenda's en Excel-bestanden. Vooral tijdens drukke inschrijfperiodes nam de belasting van de inbox sterk toe. De uitdaging was cursisten sneller en consistenter helpen, zonder dat het team de controle over communicatie en planning verliest.
Aanpak
Explore
Klantvragen, kennis en planning in kaart
We brachten de meest voorkomende vragen en bijbehorende informatiebronnen in beeld, van cursusaanbod en proeflessen tot roosters, locaties en interne werkwijzen. De beschikbare informatie werd verzameld, opgeschoond en gestructureerd tot één betrouwbare basis.
Build
Een centrale kennisbank als AI-hart
We ontwikkelden één centrale kennisbank als single source of truth voor de chatbot en inboxautomatisering. Wijzigingen in cursusinformatie, locaties, werkwijzen en standaardantwoorden kunnen centraal worden beheerd en direct door beide toepassingen worden gebruikt.
Build
Directe ondersteuning op website en in inbox
De websitechatbot beantwoordt veelgestelde vragen op basis van de beschikbare informatie en verwijst bij complexe, persoonlijke of onzekere vragen door. Tegelijk herkent en classificeert de Gmail-workflow binnenkomende e-mails en stelt die, waar nodig met actuele planningsinformatie, als conceptantwoord klaar.
Sustain
Zelf beheren, met menselijke controle
De Vloer kan informatie en standaardberichten zelf aanvullen via een eenvoudige beheeromgeving. Complexe situaties en wijzigingen in administratieve systemen blijven bewust onder menselijke regie: AI ondersteunt medewerkers, maar neemt de controle niet over.
Impact
Van verspreide informatie en terugkerend inboxwerk naar één beheersbaar AI-fundament voor klantcontact.
- Website en inbox gebruiken dezelfde centrale, actuele kennisbron.
- Cursisten krijgen ook buiten kantooruren sneller antwoord op veelgestelde vragen.
- Medewerkers hoeven minder informatie handmatig op te zoeken en formuleren antwoorden niet steeds opnieuw.
- De workflow maakt conceptantwoorden klaar op basis van actuele planningsinformatie.
- De kans op afwijkende antwoorden neemt af, terwijl medewerkers de eindcontrole behouden.
Technologie & Tags