ENDUTEQ
Centraal mailarchief voor technische projectkennis
Samen met ENDUTEQ ontwikkelden we een lokaal mailarchiverings- en zoeksysteem waarmee medewerkers belangrijke e-mails sneller en betrouwbaarder terugvinden. Berichten uit Outlook en Kerio worden automatisch op een lokale server opgeslagen, van relevante kenmerken voorzien en doorzoekbaar gemaakt vanuit één centrale omgeving.
De uitdaging
ENDUTEQ ontwikkelt en bouwt geautomatiseerde test- en meetsystemen voor onderzoeksinstituten, testlaboratoria en industriële organisaties. De organisatie werkte met meerdere gedeelde mailboxen via Kerio en Outlook, waarin e-mails handmatig en alfabetisch werden opgeslagen. Het terugvinden van informatie kostte veel tijd en hing sterk af van kennis van individuele medewerkers. De vraag was hoe jarenlang opgebouwde e-mailkennis centraal doorzoekbaar kon worden, zonder de controle over bedrijfsdata uit handen te geven.
Aanpak
Explore
Mailstromen en zoekgedrag in kaart
We onderzochten hoe medewerkers e-mails archiveren, welke informatie zij terugzoeken en waar Outlook onvoldoende ondersteuning biedt. Vooral zoeken op inhoud, klant en project bleek tijdrovend, doordat kennis verspreid zat over mailboxen, mappen en persoonlijke archiveringsstructuren.
Build
Lokale archiefomgeving voor centrale opslag
We realiseerden een koppeling tussen Outlook, Kerio en een lokale archiefserver. Zodra een e-mail wordt gearchiveerd, wordt die automatisch gekopieerd naar de centrale omgeving. Afzender, datum, onderwerp en inhoud worden gestructureerd opgeslagen in een database met zoekindex.
Build
Eén centrale zoekomgeving
Medewerkers kunnen gearchiveerde e-mails vanuit één interface terugvinden met een centrale zoekbalk en filters voor klant, project, datum en afzender. Vanuit de resultaten is de inhoud te bekijken en het originele bericht weer in Outlook te openen.
Sustain
Schaalbaar kennisfundament
Automatische klant- en projectlabeling combineert kenmerken als e-mailadres, domein, onderwerp en inhoud met de mogelijkheid voor medewerkers om labels te corrigeren. Zo groeit het lokale archief mee en ontstaat een basis voor toekomstige CRM-koppelingen en AI-ondersteund zoeken.
Impact
Van handmatig zoeken in verspreide mailboxen naar één lokaal en beheersbaar kennisarchief.
- Gearchiveerde e-mails worden automatisch centraal opgeslagen.
- Medewerkers zoeken vanuit één omgeving door meerdere mailboxen.
- E-mails zijn terug te vinden op inhoud, klant, project, datum en afzender.
- Belangrijke projectkennis blijft beschikbaar bij overdracht of personeelswisselingen.
- Lokale opslag houdt bedrijfsdata onder controle en biedt een fundament voor CRM- en AI-toepassingen.
Technologie & Tags