Nederlands de Baas
Structurele automatisering van administratie en cursisttrajecten
Voor Nederlands de Baas, een organisatie die NT2-taalonderwijs en inburgeringstrajecten verzorgt, werd een specialist van Joda AI structureel ingezet bij de administratie-afdeling. In vijf maanden tijd bouwde de specialist tientallen automatiseringen die rooster-, contract-, rapportage- en factuurprocessen sneller en betrouwbaarder maakten.
De uitdaging
Door snelle groei en meerdere aanbestedingen raakte de administratie van Nederlands de Baas versnipperd over verschillende systemen: NT2Admin, Monday en losse Excel- en Google Sheets-bestanden. Handmatige invoer leidde tot fouten, dubbel werk en een sterke afhankelijkheid van individuele medewerkers. Rapportages richting gemeentes, contractafhandeling en urenverantwoording kostten daardoor onnodig veel tijd.
Aanpak
Explore
Processen en systemen in kaart brengen
De specialist startte met een grondige kennismaking met het administratieteam en de bestaande systemen: Monday als workflow-tool en NT2Admin als brontabel voor cursist- en lesgegevens. Door in te lezen op automation-mogelijkheden en webhooks werd zichtbaar waar handmatig werk het snelst te automatiseren was.
Build
Contracten en communicatie automatiseren
Er werd een systeem gebouwd waarmee cursisten en medewerkers contracten digitaal kunnen ondertekenen, dat stapsgewijs werd uitgerold naar meerdere afdelingen binnen de organisatie. Daarnaast kwamen er automatische e-mails bij statusveranderingen van cursisten en reminders voor het aanleveren van voortgangs- en eindrapportages, zodat deze niet langer via handmatige nazending liepen.
Build
Rapportage, uren en facturatie stroomlijnen
Voor gemeentes werd een rapport gebouwd dat data uit Monday en de NT2Admin API combineert tot één actueel overzicht. Verder werd een workflow ontwikkeld die de DUO-urenverklaring grotendeels automatisch invult, inclusief een uitbreiding voor cursisten die onder de oude wetgeving vallen. Ook facturatie kreeg een nieuw bord met duidelijke workflows, met ondersteuning voor de 2%-regeling en een systeem voor het efficiënter invullen van salarisgegevens.
Build
Instroom en voortgang van cursisten stroomlijnen
Aanmeld- en intakeformulieren werden vernieuwd en uitgebreid, onder andere voor het participatietraject. Er kwam een vaste manier om de status van een cursist op te vragen bij het bereiken van een bepaald aantal lesuren, en automatische reminders zorgden ervoor dat het juiste niveau van een klas tijdig werd doorgegeven.
Sustain
Documentatie en borging in het team
Om de opgebouwde automatiseringen structureel te verankeren, maakte de specialist instructievideo's (onder andere voor het digitaal ondertekenen van contracten) en schreef zij heldere uitleg voor collega's. Het ticketingsysteem in Monday werd inhoudelijk verbeterd, zodat verzoeken gestructureerd binnenkomen en het team ook zonder de specialist zelfstandig verder kan.
Impact
Van versnipperde handmatige administratie naar een structureel geautomatiseerde werkwijze.
- Minder handmatige invoer en fouten in rooster-, contract- en facturatieprocessen.
- Contracten worden organisatiebreed digitaal en traceerbaar ondertekend in plaats van op papier.
- De DUO-urenverklaring wordt grotendeels automatisch ingevuld in plaats van handmatig uitgezocht.
- Eén samenhangend rapport geeft gemeentes en management sneller inzicht in status en voortgang.
- Kennis is geborgd via documentatie en instructievideo's, in plaats van bij één persoon.
Technologie & Tags