Veluwse Poort
Slim offertesysteem voor arrangementen en evenementen
Voor Veluwse Poort ontwikkelen we een conversiegericht offertesysteem dat bezoekers stap voor stap begeleidt naar een passend arrangement en een complete aanvraag. De oplossing verbindt een intelligente intake met centrale gegevens, digitale offertes en praktische planning, zodat klanten sneller duidelijkheid krijgen en het team minder administratief werk heeft.
De uitdaging
Veluwse Poort biedt uiteenlopende arrangementen en activiteiten voor zakelijke groepen, vriendenweekenden en andere gezelschappen. De variatie leidt vaak tot vragen over passende activiteiten, tijd, inhoud en planning. Die oriëntatie komt nu grotendeels via telefoontjes en losse vragen bij het team terecht. Webaanvragen komen per e-mail binnen en moeten handmatig in het events- of CRM-proces worden overgetypt; planning, draaiboeken en dashboards worden deels in Excel opgebouwd. Daardoor raakt informatie versnipperd, neemt de druk op medewerkers toe en blijft conversie op zakelijke evenementen achter.
Aanpak
Explore
Van losse vragen naar een begeleide klantreis
We brachten de aanvraagstroom, arrangementen, activiteiten en interne verwerking in kaart. De eerste focus ligt op marketing en zakelijke evenementen, zoals vergaderen, 8- en 32-uursarrangementen en teambuilding: daar zijn urgentie en potentiële impact het grootst.
Build
Centraal fundament voor aanbod en planning
We leggen arrangementen, activiteiten, horeca-opties, prijzen, duur en combinatieregels vast in een centrale database. Deze bron van waarheid kan gekoppeld worden aan beschikbaarheid en blijft beheersbaar, zodat medewerkers activiteiten, arrangementen en financiële instellingen zoals btw zelf kunnen actualiseren.
Build
Intelligente intake en digitale offerte
Bezoekers worden in een visuele, interactieve intake begeleid op basis van groepssoort, doel en beschikbare tijd. Een assistent kan passende arrangementen en activiteiten voorstellen, terwijl een live concept-arrangement inzicht geeft in de keuzes. Na de aanvraag ontvangt de klant een digitale offerte die via een link bevestigd of aangepast kan worden.
Sustain
Van aanvraag naar uitvoering
Nieuwe aanvragen komen centraal binnen met een heldere samenvatting voor het team. Het systeem ondersteunt directe e-mailcommunicatie, drag-and-drop-planning en een planbord of draaiboek met onder meer activiteiten en dieetwensen. Zo ontstaat een fundament dat tijdens de verdere ontwikkeling met feedback uit de praktijk wordt verfijnd.
Impact
Van losse aanvragen en handmatig overtypen naar een conversiegerichte flow met één centraal overzicht.
- Bezoekers worden gericht geholpen bij het kiezen van een passend arrangement en activiteiten.
- Aanvragen hoeven niet langer handmatig vanuit e-mail in het interne proces te worden overgetypt.
- Digitale offertes maken bevestigen of wijzigingen aanvragen eenvoudiger voor klanten.
- Planning en draaiboeken worden vanuit dezelfde informatiebron opgebouwd, in plaats van losse Excel-bestanden.
- Medewerkers krijgen meer ruimte voor gastheerschap, verkoop en operationele aansturing.
Technologie & Tags